FAMILY FOLDER REKAM MEDIS

Sebagaimana yang sudah kita ketahui bersama, penyimpanan rekam medis merupakan penyimpanan dan penataan berkas rekam medis untuk mempermudah pengambilan kembali rekam medis pada saat pasien berkunjung untuk berobat.

Pada umumnya, penyimpanan rekam medis dilakukan dengan metode Personal Folder atau setiap pasien memiliki folder/map sendiri. Peronal Folder adalah jenis penyimpanan berkas rekam medis dimana satu berkas rekam medis digunakan oleh satu pasien sejak awal hingga akhir perawatan diberikan, maupun sejak pasien mendaftar pertama kali hingga pasien menjadi pasien inaktif.
Pernahkan kamu mendengar tentang bentuk penyimpanan dengan cara FAMILY FOLDER? Family folder umumnya diterapkan di puskesmas. Namun tidak semua puskesmas menerapkan metode penyimpanan Family Folder. Apa itu metode penyimpanan Family Folder?
Sistem family folder adalah penyimpanan satu rekam medis digunakan oleh satu keluarga dan dimasing-masing formulir diberi kode khusus untuk menandai kode rekam medis ayah, ibu dan anak.
Pada dasarnya, Permenkes No. 269 Tahun 2008 jelas mengatur mengenai lama penyimpanan rekam medis. Hal ini tertuang dalam BAB IV mengenai Penyimpanan, Pemusnahan dan Kerahasiaan:

  1. Penyimpanan di rs minimal 5 tahun kecuali ringkasan pulang dan persetujuan tindakan medik harus disimpan selama 10 tahun.
  2. Penyimpanan rekam medis pada sarana pelayanan kesehatan non rs minimal 2 tahun.

Hanya saja pada BAB VI mengenai Pengorganisasian, dijelakan bahwa pengelolaan rekam medis dilaksanakan sesuai dengan organisasi dan tata kerja sarana pelayanan kesehatan.
Sehingga dapat disimpulkan bahwa dalam Permenkes No. 269 Tahun 2008 tidak mengatur metode penyimpanan paling ideal pada satu sarana pelayanan kesehatan. Penggunaan metode penyimpanan baik personal folder maupun family folder disesuaikan dengan kebutuhan dan kondisi masing-masing sarana pelayanan kesehatan.
Artinya, dalam hal penyediaan dan penyimpanan berkas rekam medis diserahkan kepada masing-masing sarana pelayanan kesehatan sesuai dengan kemampuan. Hal ini dapat diterapkan selama tidak menyalahi peraturan yang berlaku.
Lalu, apa saja sih peraturan mengenai penyimpanan berkas rekam medis?
Sampai dengan artikel ini dibuat, peraturan yang mengatur penyelenggaraan rekam medis dan relevan dengan tema artikel ini, antara lain :

  1. Undang-undang Nomor 29 tahun 2004 tentang Praktek Kedokteran
  2. Undang-undang Kesehatan Nomor 36 Tahun 2009 Tentang Kesehatan.
  3. Undang-undang Nomor 44 tahun 2009 tentang Rumah Sakit
  4. Peraturan Menteri Kesahatan RI Nomor 269/MENKES/PER/III/2008 tentang Rekam Medis
  5. PERATURAN MENTERI KESEHATAN REPUBLIK INDONESIA NOMOR 75 TAHUN 2014 TENTANG PUSAT KESEHATAN MASYARAKAT
  6. PermenkesNomor55 Tahun 2013 tentang Penyelenggaraan Pekerjaan Perekam Medis
  7. Pedoman Pengeloaan Rekam Medis Di Rumah Sakit Indonesia Tahun 1997, Departemen Kesehatan.

Kenapa sih Cuma puskesmas yang menerapkan metode penyimpanan dengan family folder ini?

Kenapa rumah sakit ga menerapkan seperti ini juga?

Yuk cari tahu!!

Menurut Budi (2011) dalam Gunarti, dkk (2016) Pengelolaan rekam medis di Puskesmas yang paling tepat adalah system penyimpanan wilayah atau sering disebut dengan sistem family folder. Umumnya dalam satu rekam medis digunakan oleh satu keluarga dan dimasing-masing formulir diberi tambahan kode khusus untuk menandai kode rekam medis ayah, ibu, dan anak. Pengelolaan rekam medis ini digunakan Puskesmas karena terkait dengan tugas Puskesmas yang bertanggung jawab terhadap kesehatan masyarakat di wilayah kerjanya sehingga dengan sistem ini akan diketahui banyaknya masyarakat yang berobat atau sakit dari masing-masing wilayah dan dapat digunakan untuk pengambilan keputusan penanganan kesehatan diwilayah tersebut baik oleh Puskesmas maupun Dinas Kesehatan. Sistem penyimpanan berdasarkan wilayah merupakan jenis penyimpanan rekam medis berdasarkan wilayah yang ada dilingkup fasilitas pelayanan kesehatan berada. Tempat untuk penyimpanan rekam medis akan dikelompokkan berdasarkan nama wilayah yang ada sehingga rekam medis pasien akan disimpan berdasarkan wilayah tempat tinggalnya.
Jadi, terjawab ya alasan beberapa puskesmas menerapkan metode penyimpanan dengan menggunakan Family Folder.
Lalu bagaimana penomoran yang digunakan di sarana kesehatan dengan metode penyimpanan Family Folder?
Penomoran rekam medis terdiri dari 6 angka (digit) yang terbagi menjadi 3 kelompok, masing-masing kelompok terdiri dari dua angka. Dengan demikian maka dijumpai kelompok angka awal, angka tengah dan angka akhir. Enam angka tersebut dimulai dari 00-00-01 s/d 99-99-99. Contoh untuk membedakan kelompok angka tersebut, misalnya pada nomor rekam medis 48-12-06, berarti kelompok awal angka 48, kelompok tengah angka 12 dari kelompok angka akhir 06. menurut Budi (2011) dalam Gunarti, dkk (2016).
Berdasarkan jurnal yang menjadi salah satu referensi dalam penulisan artikel ini dijelaskan penomoran yang digunakan pada Puskesmas yang menjadi objek penelitian dengan metode penyimpanan rekam medis Family Folder.
Nomor register berisikan data nomor rekam medis milik pasien yang terdiri dari kode wilayah, nomor indeks dan kode formulir atau lembar kepemilikan status.
Bingung? Yuk simak contoh dibawah.
Misalkan wilayah kerja puskesmas tersebut meliputi 5 Kelurahan, maka akan diberi kode wilayah tersendiri untuk masing-masing kelurahan.

Nomor Indeks merupakan nomor yang diberikan oleh puskesmas tersebut berdasarkan alokasi nomor KIUP. Masing-masing keluarga akan diberikan 1 nomor indeks dengan cara mengidentifikasi kepala keluarga.
Yang terakhir adalah kode formulir. Kode formulir disini lebih diartikan sebagai kode kepemilikan status, misalnya kepala keluarga (ayah/suami) diberikan kode 01, ibu/istri diberi kode 02, anak pertama diberi kode 03, anak kedua diberi kode 04, dst.
Dalam penelitian yang dilakukan di Puskesmas tersebut, setiap wilayah/keluarahan mempunyai kode masing-masing dan disimpan pada rak penyimpanan yang berbeda. Bila dalam penjajaran rekam medis dengan TDF (Terminal Digit Filling) kita mengenal sistem pemberian warna berdasarkan angka akhir, dalam metode Family Folder pun kita dapat menerapkan hal tersebut. Puskesmas tersebut menerapkan penggunaan warna map yang berbeda pada masing-masing wilayah berdasarkan kode wilayah.
Namun dari dua jurnal dijadikan sumber penulisan artikel, pemberian warna berdasarkan kode wilayah masih tidak menjamin terjadinya missfile. Dalam penelitian yang dilakukan masih ada terlihat beberapa map rekam medis yang diletakkan di rak penyimpanan yang bukan di wilayah seharusnya.
Keuntungan menggunakan metode Family Folder di Puskesmas:

  • mempermudah dokumentasi rekam medis per-kepala keluarga di setiap wilayah kerja Puskesmas.
  • Memudahkan untuk pengalokasian masalah SIMPUS.

Kalau dengan penggunaan Family Folder di Puskesmas ternyata memiliki keuntungan, lalu kenapa tidak semua puskesmas menerapkan metode seperti ini?
Balik lagi ke peraturan yang menjadi dasar hukum penyelenggaraan rekam medis ya, guys. Yuk diintip.
Dalam Permenkes no 75 tahun 2015 tentang Puskesmas di pasal 7 poin F tertulis bahwa puskesmas diharuskan melaksanakan rekam medis. Dalam permenkes tersebut tidak disebutkan sistem yang harus diterapkan seperti apa. Sehingga tidak ada kewajiban bagi puskesmas untuk menerapkan metode Family Folder ini. Dikembalikan pada sarana kesehatannya masing-masing agar penyelenggaraan rekam medis dapat sejalan dengan Visi, Misi dan Tujuan puskesmas tersebut. Tidak lupa dengan mempertimbangkan fasilitas penyimpanan dan sumber daya manusia yang tersedia di Puskesmas yang bersangkutan yaaa.

Sumber :
  1. Gunarti, dkk. 2016. “Tinjauan Pelaksanaan Family Folder Untuk Rekam Medis Rawat Jalan di Puskesmas Guntung Payung Tahun 2016”. Stikes Husada Borneo. Kalimantan Selatan.
  2. Mardyawati, Eka dan Akhmadi. 2016. “Pelaksanaan Sistem Penyimpanan Rekam Medis Family Folder di Puskesmas Bayan Lombok Utara”. Jurnal Kesehatan Vokasional. Yogyakarta.

Leave a Reply